Поступление денег в кассу. Поступление наличных денег в кассу

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере (форма № КО-1).

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Выдача наличных денег из кассы

В соответствии с п. 14 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из кассы предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2)

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов, кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя;

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру.

При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью – «оплачено» с указанием числа месяца и года.

Выдача денег по другим документам

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке в ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (не свыше 3 рабочих дней, а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней, включая день получения денег в банке) кассир должен:

в платежной (расчетно-платежной) ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе «расписка в получении» поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано »;

платежная (расчетно-платежная) ведомость закрывается двумя суммами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

составить реестр депонированных сумм;

передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;

записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ____».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм, и передает кассиру расходный кассовый ордер для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет предприятия с указанием «депонированные суммы». Банк должен учитывать эти суммы отдельно, так как они могут быть востребованы в любой день, их нельзя использовать на другие выплаты предприятия (погашение задолженностей и т.п.). На сданные в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений.

Деньги по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Ведение кассовой книги

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Правила ведения кассовой книги

Предприятие ведет только одну кассовую книгу.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов».

Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Ведение кассовой книги автоматизированным способом

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором листы кассовой книги формируются в виде машинограмм: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».

Обе машинограммы:

должны составляться к началу следующего рабочего дня;

иметь одинаковое содержание;

включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги;

нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Для отражения движения наличных денежных средств в Плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Поскольку наличные средства - это имущество организации, из чего следует, что счет 50 активный. Приход денежных средств отражается по дебету счета, расход - соответственно, по кредиту.

К 50 счету могут также быть открыты субсчета для учета средств в различных кассах, учета почтовых марок, билетов и других платежных документов, а также для учета иностранной валюты. Называются и нумеруются эти субсчета следующим образом:

50.1 «Касса организации» (учитывает поступление и расход наличных денежных средств в национальной валюте);

50.2 «Операционная касса» (учитывается перемещение средств в различных кассах);

50.3 «Денежные документы» (учитывается перемещение денежных документов, таких как билеты, марки и так далее);

50.4 «Касса в иностранной валюте» (учитывается поступление и расход наличных денежных средств в иностранной валюте) .

Такой учет средств также называется синтетическим учетом кассовых операций.

Таким образом, приход наличных денег в кассу отражают по дебету счета 50 на основании ПКО. Возможная корреспонденция счетов при поступлении денежных средств в кассу организации отражены в Приложении 6.

На предприятиях возможны следующие варианты поступления наличных денежных средств в кассу (табл. 1.4).

Таблица 1.4 - Поступление денежных средств в кассу организаций

Рассмотрим варианты поступлений денежных средств в кассу и их бухгалтерский учет.

Получение наличных денег в организациях с расчетного счета производится по денежным чекам. Чек - это распоряжение организации обслуживающему ее банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в нем суммы наличных денег. При заполнении чека не допускаются помарки и исправления. Причем, на обороте чека нужно указать назначение сумм снимаемых со счета средств. В некоторых случаях допускается обналичивание чеков без указания статей расходов. При необходимости банк может запросить у организации дополнительные документы, подтверждающие обоснованность указанных в чеке статей расходов.Наличные деньги, полученные организацией в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. При получении денежных средств с расчетного счета бухгалтер делает запись дебет 50.01 кредит 51 «Расчетный счет» (в рублях), дебет 50.04 кредит 51 «Валютный счет» (в иностранной валюте) .

Другой вариант внутреннего перемещения денежных средств - возврат неиспользованных подотчетных сумм. На практике работник из полученных денег в подотчет может оплатить хозяйственные расходы предприятия в меньшей сумме, чем та, которую ему выдали, либо в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги в подотчет, не осуществить и не оплатить никаких хозяйственных расходов. В первом случае работник составляет и предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет и производит окончательный расчет, т.е. возвращает остаток подотчетных сумм. Во втором случае работник возвращает в кассу остаток подотчетных сумм и авансовый отчет не составляет.

Кассовые операции Завода заключаются в получении и хранении наличных денег от покупателей за проданную продукцию, товары и услуги, в своевременной и полной сдаче выручки в банк, а также в оформлении соответствующих документов.

Программа 1С учитывает все требования бухгалтерского и налогового учета. Так как Завод применяет два режима налогообложения (общий и ЕНВД)конфигурацией 1С предусмотрен обособленный учет расходов и доходов по видам деятельности, облагаемым в рамках общего режима налогообложения и ЕНВД.

При оформлении розничных продаж в местах розничной торговле (магазинах, выставках) выполняются следующие операции:

открытие кассовой смены;

оформление чека;

прием оплаты от покупателя;

закрытие кассовой смены;

передача розничной выручки в центральную кассу предприятия.

При отпуске товара через специальный интерфейс программы создается кассовый чек (при интеграции с ККМ). В случае неприменения ККМ (контрольно-кассовая машина) при совершении покупки кассиру необходимо выдать клиенту документ (товарный чек, квитанцию), подтверждающий прием денежный средств за соответствующий товар. В таком документе должно быть указано: наименование документа, его порядковый номер и дата выдачи, наименование организации, идентификационный номер налогоплательщика, наименование товара и сумма оплаты, данные и личная подпись лица, выдавшего документ.

В течение дня, для контроля денежных средств, проведенных через кассовый аппарат, используется X-отчет. Он позволяет посмотреть сумму выручки, проведенную по кассе за смену на момент снятия. В течение смены снимать такой отчет можно неограниченное количество раз. На основании Z-отчета (отчет кассира за смену) бухгалтер-кассир приходует выручка за всю смену единым ПКО проводкой дебет 50 кредит 90-01. При оприходовании выручки от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей бухгалтер-кассир на каждую продажу выписывает ПКО, а выручки приходует проводкой дебет 50 кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с установкой субконто соответствующего покупателя (контрагента).

При реализации материальных запасов, основных средств и нематериальных активов физическим лицам или юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (последние имеют право заплатить в кассу предприятия до 100 000 рублей) кассир также выдает покупателю кассовый чек ККТ на каждую единицу реализации. При оприходовании выручки от продажи активов бухгалтер делать запись дебет 50 кредит 91-01 «Прочие доходы».

При погашении дебиторской задолженности чек ККТ не отбивается, так как данная операция реализацией не считается. На основании ПКО бухгалтер-кассир приходует денежные средства операцией дебет 50 кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Поступление компенсаций, штрафов, пеней, неустоек возможно как от контрагентов, в том числе покупателей, так и от сотрудников организации. В общем случает такие платежи считаются прочими доходами организации и приходуются на основании ПКО операцией дебет 50 кредит 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» . Отдельно стоит рассмотреть ситуации возмещения ущерба предприятию.

На основании результатов проверки и инвентаризации, оформленных протоколом или актом, работодатель принимает решение о возмещении причиненного ущерба. Его размер определяется по фактическим потерям, рассчитанным исходя из рыночных цен, которые действуют в данной местности на момент причинения ущерба.В том случае, если исчисленная сумма ущерба оказывается ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени износа поврежденного или утраченного имущества), то размер ущерба определяется по данным бухгалтерии.

Стоимость действительного материального ущерба формируется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие ТМЦ), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и т.д. По кредиту счета 73 записи производятся в корреспонденции со счетом 50 на суммы внесенных платежей. Таким образом, бухгалтер при оприходовании денежных средств в погашении материального ущерба выписывает ПКО делает запись дебет 50 кредит 73 .

Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:

1) излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1) ;

2) доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);

3) ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

Если достигнута договоренность с работником о том, что он вернет излишек с начисленной ему оплаты (внесет нужную сумму в кассу), то бухгалтеру организации при возврате следует выписать соответствующий ПКО и сделать запись дебет 50 кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Предоставление заемных средств сотруднику оформляется договором, в соответствии с которым заимодавец (работодатель) предает в собственность заемщику (работнику) определенную денежную сумму, а последний обязуется ее вернуть. Валюта займа - рубли. Займы и кредиты в иностранной валюте имеют выдавать только кредитные организации.В случае, если организация выдала займ сотруднику, его погашение и уплата производится записями дебет 50 кредит 73 .

Уставный капитал, указанный в учредительных документах, к моменту регистрации общества должен быть оплачен не менее чем на 50 %. Оставшаяся часть уставного капитала вносится в течение года с момента регистрации общества. Если учредители вносят вклад в уставный капитал в денежной форме в кассу, то следует сделать операцию дебет 50 Кредит 75-01 (в качестве вклада в уставный капитал внесены денежные средства).

Располагая достаточным количеством средств, организация может выдавать займы как юридическим, так и физическим лицам. Займы предоставляются на возмездной либо безвозмездной основе. Займы могут быть выданы в денежной форме, натуральной форме, форме товарного кредита. Информация о денежных займах, предоставленных другим юридическим лицам, обобщается на счете 58 «Финансовые вложения», субсчет 58-03 «Предоставленные займы» . По дебету указанного счета отражают суммы предоставленных займов, по кредиту - возвращенные средства. Чтобы учесть заем как финансовое вложение, надо выполнить несколько условий: должен быть заключен договор займа, а сам заем должен сулить компании экономические выгоды, т.е. проценты. Поэтому на счете 58 «Финансовые вложения» предприятие должно отражать выданные займы, по которым начисляются проценты. Если заем беспроцентный, то финансовым вложением он являться не будет, так как не удовлетворяет условиям признания. Учет таких операций следует вести на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» .

Возврат займов в кассу отражают записями:

1) дебет 50 Кредит 58-03 - погашен процентныйзаем;

2) дебет 50 Кредит 76 - погашен беспроцентный заем .

Следует отметить, что Указанием №3210-У разъяснено, что на операции с ценными бумагами, выдачу и возврат займов (процентов по ним), оплату аренды недвижимости нельзя тратить кассовую выручку. Прежде необходимо снять деньги с расчетного счета .

Цель проведения инвентаризации кассы - проверка правильности иреальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок врасчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов вкассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в случае обнаружения излишка оформляются записью дебет 50 Кредит 91-01 (выявлена сумма излишка вкассе) .

На предприятии может функционировать касса в иностранной валюте; операции в ней отражаются на субсчете 50-4 (в случае наличия внешнеэкономических операций и заграничных командировок). Все валютные движения по кассе отражаются в единой на предприятии кассовой книге. Все записи осуществляются в рублях. Курсовые разницы, связанные с изменением курса рубля на различные дни оценивания валютных активов и обязательств, которые возникают на счетах 52 и 57, отражаются при помощи счета 91. Положительные курсовые разницы видны на субсчете «Прочие доходы» (по кредиту), а отрицательные -- на субсчете «Прочие расходы» (по дебету). Основанием для отражения курсовых разниц является бухгалтерская справка. Следовательно, положительная курсовая разница отражается записью дебет 50.04 кредит 91-01.

Во всех случая поступления денежных средств в кассу организации бухгалтер должен оформить ПКО. Форма ПКО № КО1 содержит две части: сам ордер и специальную отрывную квитанцию. Обе части документа должны быть заполнены и подписаны ответственным лицом одновременно. Порядок заполнения полей ПКО отражен в Приложении7.Записи в кассовой книге производятся тот день, когда наличные поступили в кассу.

Движение документов, связанных с денежной наличность, схематично можно представить в виде схемы на рис. 1.3. Информация из первичных документов кассового учета систематизируется регистрах бухгалтерского учета откуда замет попадает в финансовую отчетность.

Рассмотрим примеры отражения приходных кассовых операций в ПАО «Завод «Красное Сормово» за 12 октября 2015 г. Приход наличных в кассу отражен следующими записями (табл. 1.5).

Рис. 1.3.

Таблица 1.5 - Корреспонденция счетов по учету прихода денежных средств в кассу в ПАО «Завод «Красное Сормово» 12 октября 2015 г.

Вся корреспонденция счетов выполнена в соответствии с Планом счетов и инструкцией по ее применению.

Рассмотрим учет расхода денежных средств и кассы.

1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих Гладкий Алексей Анатольевич

Поступление наличных денежных средств в кассу предприятия

Работа с приходными кассовыми ордерами ведется в режиме, который вызывается с помощью команды главного меню Касса? Приходный кассовый ордер. Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса. Независимо от того, каким способом вы воспользовались, на экране открывается окно со списком сохраненных ранее приходных кассовых ордеров (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Список приходных кассовых ордеров

Если вы только начинаете работать с программой, данное окно будет пустым, поскольку позиции в него добавляются по мере формирования и сохранения приходных кассовых ордеров. Для каждого документа в соответствующих колонках списка показывается следующая информация:

Признак проведенного документа («птичка»). На рис. 4.1 все представленные в списке документы являются проведенными.

Дата и время формирования документа.

Номер документа.

Вид операции по документу.

Сумма документа.

Валюта документа.

Контрагент по документу (в данном случае контрагентом является предприятие или частное лицо, от которого поступили наличные деньги по данному документу).

Наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации)/

Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа.

Произвольный комментарий.

Чтобы ввести новый приходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия? Добавить или нажать клавишу Insert. При этом отобразится окно выбора вида операции (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Выбор операции для создания документа

В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК. Отметим, что содержимое окна приходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 4.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата от покупателя.

Рис. 4.3. Окно ввода и редактирования документа

Помните, что изменить вид операции по документу вы можете даже после его открытия. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия.

В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. В поле Номер указывается номер текущего документа. Значение данного поля формируется программой автоматически после записи документа (для этого нужно нажать кнопку Записать, расположенную справа внизу окна). При необходимости вы можете вручную отредактировать номер документа: чтобы включить данную возможность, выполните в меню Действия команду Редактировать номер (по умолчанию редактирование номера заблокировано).

Первое, что нужно указать при создании документа – это дату его формирования. Значение вводится в поле от, которое расположено справа от поля Номер. Вообще-то этот параметр заполняется автоматически, как только вы откроете окно ввода (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению. Отметим, что после сохранения документа (это можно сделать с помощью комбинации клавиш Ctrl+S или нажатием кнопки Записать) к рабочей дате автоматически добавляется время сохранения документа. Помните, что ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.

Затем нужно указать название организации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию в поле Организация отображается название организации, которая ранее была выбрана в качестве основной в справочнике организаций.

Параметр Отразить в налог. учете нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету. В расположенном ниже поле Счет учета нужно указать счет, на котором ведется учет кассовых операций (обычно это счет 50.01 «Касса»).

Сумма наличных денежных средств, поступление которых в кассу предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма. Требуемое значение можно ввести вручную, а можно указать с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

Основная часть параметров окна ввода и редактирования приходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа и Печать.

Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 4.3. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, от которого в кассу поступили наличные деньги. Требуемое значение вводится в поле Контрагент следующим образом: в данном поле следует нажать клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне, содержимое которого формируется в справочнике контрагентов, установить курсор на требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать.

Следующий параметр, который нужно заполнить – это поле Договор. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым в кассу предприятия поступили наличные деньги по данному документу. Предварительно этот договор должен быть внесен в справочник договоров контрагентов (порядок работы с данным справочником рассмотрен выше, в разделе «Справочник договоров контрагентов»). Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.

Ранее, в разделе «Справочник договоров контрагентов», мы уже отмечали, что расчеты с контрагентами могут вестись как по договору в целом, так и по расчетным документам. Если в справочнике для выбранного договора был указан последний вариант, то в поле Документ расчетов, которое находится справа от поля Договор, следует указать расчетный документ. Он выбирается в окне списка расчетных документов по выбранному договору, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Очевидно, что заполнить поле Документ расчетов можно только при одновременном выполнении следующих условий:

Заполнение поля Договор;

Ведение расчетов в рамках выбранного договора по расчетным документам.

Как мы уже отмечали ранее, в программе «1С Бухгалтерия 8» реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. В окне ввода и редактирования приходного кассового ордера для этого предназначено поле Статья движения ден. средств: здесь из соответствующего справочника выбирается название статьи, на которую будет отнесена сумма по данной операции.

Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС. После выбора ставки программа автоматически рассчитает сумму налога, которая появится в находящемся справа поле Сумма НДС.

В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).

В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части – оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.

Что касается вкладки Печать, то ее содержимое представлено на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Вкладка Печать окна редактирования приходного кассового ордера

В соответствии с Правилами бухгалтерского учета, каждый платеж должен иметь соответствующее документальное подтверждение. Другими словами, любой платеж должен совершаться на основании чего-либо (договора, товарно-сопроводительного документа, и т. п.). На вкладке Печать в поле Основание с клавиатуры нужно ввести текст, объясняющий основание для совершения данного платежа. Если, например, по данному приходному кассовому ордеру контрагент оплачивает отгруженные ему ранее товары, то в поле Основание вводится номер и дата соответствующего товарно-сопроводительного документа (накладной).

Если к документу имеется одно или несколько приложений, то их можно перечислить в поле Приложение.

После ввода всех необходимых данных приходный кассовый ордер можно распечатать. Не забывайте, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки Записать. Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Приходный кассовый ордер, или нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать значение Приходный кассовый ордер.

Внизу окна (под его вкладками) в поле Ответственный можно указать имя пользователя, ответственного за оформление данного кассового ордера. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, но вы можете его изменить (при наличии соответствующих прав доступа). Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Мы только что узнали, как выполняется ввод и редактирование приходного кассового ордера для вида операции Оплата от покупателя. Теперь рассмотрим характерные особенности кассовых ордеров, формируемых по другим видам операций. Подчеркнем, что эти изменения касаются только содержимого вкладки Реквизиты платежа.

Если необходимо оформить приходным кассовым документом операцию приема розничной выручки с торговой точки, выбирается вид операции «Приём розничной выручки». Учтите, что для автоматизированных торговых точек проводки по бухгалтерскому учету формируются документом «Отчет ККМ о продажах», а не приходным кассовым ордером. Для неавтоматизированной торговой точки необходимо установить соответствующий флажок в окне ввода кассового ордера, и после проведения документа проводки по бухгалтерскому учету сформируются автоматически. Для вида операции Прием розничной выручки окно ввода и редактирования приходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Оформление приема розничной выручки

В данном окне на вкладке Реквизиты платежа в поле Склад нужно ввести название склада (места хранения), с которого был произведен отпуск оплаченных данным кассовым ордером ценностей. Чтобы заполнить поле, нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника складов (мест хранения)укажите нужный склад и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

В поле Счет операционной кассы из справочника счетов, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается счет, на котором ведется учет денежных средств операционной кассы предприятия.

Что касается остальных параметров данного окна, то они нам уже знакомы.

Чтобы отразить в учете и отчетности факт возврата в кассу предприятия денежных средств, которые ранее были получены подотчетным лицом, используйте вид операции Возврат денежных средств подотчетником. На вкладке Реквизиты платежа окна ввода документа вам нужно будет определить значения только двух параметров – полей Подотчетник и Статья движения ден. средств (напомним, что управление отображением последнего поля осуществляется на вкладке Денежные средства окна настроек параметров учета, вызываемого с помощью команды главного меню Предприятие? Настройка параметров учета). В поле Подотчетник указывается ФИО подотчетного лица, возвращающего полученные ранее наличные деньги в кассу предприятия. Для заполнения поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц укажите подотчетника и нажмите клавишу Enter или кнопку Выбрать.

Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в наличном виде в кассу предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком. В данном случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя.

Получение наличных денег в банке и оприходование их в кассу предприятия – довольно распространенная операция (например, она необходима для получения денег для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия). В данном случае оформляется приходный кассовый ордер с типом операции Получение наличных денежных средств в банке. Окно ввода и редактирования документа в данном случае будет выглядеть так, как показано на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Оформление получения наличных денег, снятых со счета в банке

Здесь нужно определить значение трех параметров. В поле Банковский счет из справочника банковских счетов, который вызывается нажатием F4 или кнопки выбора, выбирается название счета предприятия, с которого были сняты наличные деньги. Учтите, что для выбора предлагаются счета только той организации, которая ранее была указана в поле Организация.

В поле Счет учета указывается счет учета денежных средств на данном банковском счете (например, 51 «Расчетный счет»). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Ну а порядок использования и заполнения поля Статья движения ден. средств мы уже неоднократно рассматривали ранее.

Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя – с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.

Для вида операции Прочий приход денежных средств в окне ввода и редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа будет находиться параметр Счет. В данном поле нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета.

После того как приходный кассовый ордер сформирован и проведен, можно посмотреть результат его проведения. Для этого нужно выполнить команду Действия? Результат проведения документа, которая имеется как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне ввода/редактирования документа. На рис. 4.7 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 4.3.

Рис. 4.7. Результат проведения приходного кассового ордера

На данном рисунке видно, что в результате проведения документа программа сформировала бухгалтерскую проводку на сумму поступивших в кассу предприятия наличных денежных средств. В проводке корреспондируют счета, которые указаны в соответствующих полях окна редактирования приходного ордера.